עוסקים מורשים בישראל חייבים להנפיק חשבונית עסקה – אבל מה זה אומר בפועל?

לעוסק מורשה יש שורת חובות מוגדרים היטב אשר חייבים למלא. אחד הדברים העיקריים שבהם בירוקרטיה זו באה לידי ביטוי, הוא בכל הנוגע לקבלת תשלום מלקוחות. כשם שעוסק פטור מוציא קבלה, עוסק מורשה מוציא חשבונית וקבלה. אבל מה היא חשבונית עסקה? ומהו חשבון עסקה? האם חובה להוציא אותם? ומה עוד חשוב לדעת על כך?

המונחים במבט על

חשבון (בשונה מחשבונית) עסקה מכונה גם בשם דרישת תשלום או חשבונית פרופורמה. חשבון העסקה מפרט בפני הלקוח מה הוא קיבל ואת התשלום שעליו לשלם תמורת זאת. זהו מסמך שימושי מבחינות רבות. עם זאת, לא תמיד משתמשים בו ולא חייבים להשתמש בו. יש לגביו לא מעט בלבול וכך גם לגבי המושגים השונים סביב מסמכי קבלת תשלום בכלל. לכן חשוב וכדאי לעשות בכך סדר. חשבונית עסקה או חשבונית מס, היא החשבונית המרכזית שבה משתמשים והיא זו, אשר משמעותית מבחינת רשות המיסים. חשבון עסקה לעומת זאת, דרוש למעשה במקרה מיוחד אחד. מתי?

מתי דרוש כל דבר?

בכדי לפשט את הדברים, נתאר אותם מנקודת מבט של תסריט אופייני של אינטראקציה עם לקוח. המקרה הרגיל הוא שבוצע השירות או נמכר המוצר ואז התקבל תשלום מהלקוח. בעקבות זאת, ניתן להוציא חשבונית מס ובהמשך, בעל העסק יעביר את המס ערך מוסף שהוא גבה מהלקוח לרשויות. מצב שונה מהותית, הוא כאשר עדיין לא התקבל תשלום מהלקוח, אבל הלקוח כבר מעוניין לקבל חשבונית. הוצאת חשבונית מס במצב זה, תחייב את בעל העסק לשלם מע"מ, למרות שהוא עדיין לא קיבל את התשלום מהלקוח. הפתרון לכך הוא להוציא רק חשבון עסקה ואז הוא לא יחויב לשלם את המע”מ (כל עוד הוא לא קיבל תשלום מהלקוח). בשלב זה, חשבון העסקה גם יהווה דרישת תשלום.

עוד נקודות חשובות

מעבר להסבר בסיסי זה, הנקודות הבאות יסייעו לחדד את הדברים ולהעמיק:

• לא כולם חייבים – כדאי לדעת, שיש עסקים שלא חייבים לספק חשבונית מס לפני קבלת תשלום. למעשה, החוק אוסר לדרוש זאת מהם. אלה הם נותני שירותים בעלי מחזור עסקי שנתי מתחת ל-15 מיליון ש"ח ועסקים יצרניים עם מחזור עסקי שנמוך מ-95 מיליון ש"ח ועם עד 6 עובדים. כאמור, ניתן גם במצבים אלה להוציא חשבון עסקה.
• מה ההבדל במראה המסמכים? – לחשבון עסקה אין מבנה מחייב. עם זאת, ברור שכאשר מעצבים מסמך זה, יהיו שם שדות חיוניים, כגון זהות הצדדים לעסקה, פירוט השרות וסכום העסקה. לחשבונית עסקה לעומת זאת, יש חלקים שחייבים לפי החוק להיות בה, כגון תאריך, פרטי העסק, מספר סידורי של החשבונית והאם זה מקור או העתק, פרטי המוצר שנרכש או השרות שניתן, סכום ששולם וחתימה.
• התועלות – לחשבון עסקה יש תועלות מסוימות לבעל העסק, מעבר למענה לדרישת הלקוח. חשבון העסקה מספק תיעוד של העסקה. הוא גם עשוי לצמצם אי הבנות בהמשך.
• חשבונית מס קבלה – מעבר לסוגי המסמכים הנפוצים שתיארנו (חשבון עסקה, חשבונית מס וקבלה), יש סוג נוסף. כאשר מקבלים תשלום באופן מיידי, עם ביצוע העסקה, ניתן להפיק חשבונית מס קבלה. זהו מסמך מאוחד, אשר משלב את היבט חשבונית המס ואת הקבלה על התשלום שהלקוח שילם.

לסיכום

בתור עוסקים מורשים, כדאי להבין וכמובן להקפיד לגבי כל הדרוש למילוי חובותיכם מול הרשויות. לא רק בדברים מורכבים כגון דו"ח שנתי למס הכנסה, אלא גם בדברים הבסיסיים והפשוטים לכאורה, כמו חשבונית העסקה ומשמעותה.